domingo, 29 de janeiro de 2012

Organizar um Stand,segundo pt.wikihow.com

Como Organizar um Stand em um Evento

Seja em uma convenção, festival ou feira, ter um stand é uma boa forma de promover o seu produto, organização ou causa. Planejamento e preparação são a chave para dar um visual profissional e ganhar a atenção que merece.

Passos

Antes do evento

  1. Procure um evento apropriado para o seu stand. Se puder ir a eventos parecidos como visitante, vá. Veja o que os outros expositores estão fazendo. Traga um bloco e faça notas do que achou bom em outros stands e do que você acha que poderia ter sido feito melhor.
  2. Registre-se. Descubra desde cedo o que é preciso para ter um stand no evento que irá participar. Inscreva-se e pague as taxas adiantado.
    • Agora é a hora de fazer quaisquer pedidos especiais aos organizadores do evento. Se precisar de luz ou de eletricidade no seu stand, peça antecipadamente. Se precisar de som, refrigeração, acesso de veículos ou algo além do espaço do seu stand, peça agora. Empresas qualificadas podem ter preços mais altos, mas a experiência pode ser fundamental para a boa execução do evento.
    • Se puder escolher a localização, escolha a que terá o maior tráfego. Se não puder, escolha um local perto de outros stands que atraiam o tipo de pessoas que você quer.
  3. Pronto para viajar
    Pronto para viajar
    Faça reservas. Se tiver que viajar para o evento, reserve hotel, voo e aluguel de carro. Eventos grandes podem esgotar estes serviços próximos ao local; por isso, faça as suas reservas assim que tiver certeza de que vai participar.
  4. Prepare os materiais. O que você irá precisar depende da natureza exata do evento e do que você está promovendo, mas pense no seguinte:
    • Mostre a sua identificação
      Mostre a sua identificação
      Placas e faixas. No mínimo uma pequena faixa dizendo o que ou quem você está promovendo. Placas adicionais podem ajudar a informar a sua platéia. Não espere que todos leiam grandes quantidades de texto ao visitar um stand. Ao invés disso, use gráficos grandes e atrativos e deixe os detalhes para os panfletos. Criar um design consistente no stand vai lhe dar uma sensação de unidade.
    • Adesivos coloridos
      Adesivos coloridos
      Brindes! Uma forma clássica de atrair pessoas ao seu stand é oferecer brindes. Amostras de algo relacionado à sua mensagem são ideais. Objetos úteis (caneta, camiseta, bolsas) com seu nome e insígnia impressos podem agir como propagandas ambulantes ou lembretes de longa duração. Até mesmo doces ou um prato de petiscos podem fazer com que as pessoas se aproximem.
    • Literatura. Se você quiser que as pessoas entrem em contato e se lembrem após o evento, faça cartões de visita, panfletos ou brochuras com a sua mensagem. Traga mais do que acha que vai precisar.
    • Demonstrações. Se puder demonstrar algo relacionado à sua organização (como um produto ou serviço) ou mostrar os resultados de uma atividade ou projeto bem sucedido, traga para mostrar e falar sobre. Melhor ainda: permita que os visitantes participem, talvez até experimentando o que você está promovendo.
    • Você é o próximo
      Você é o próximo
      Atividades. Ofereça atividades para atrair as pessoas. Um concurso de desenhos ou textos com prêmio pode lhe fazer encher a sua lista de contatos. Mesmo se a atividade for um simples arremesso de bolas ou uma pescaria, pode atrair as pessoas por tempo suficiente para que você as diga porque está ali.
    • Um lugar protegido da chuva
      Um lugar protegido da chuva
      Cobertura. Se o evento for ao ar livre, uma cobertura portátil, tenda ou gazebo é indispensável para manter o sol e a chuva longe. Também vai parecer mais oficial e profissional. Se puder deixar com as cores da sua organização ou simplesmente colorido, vai ajudar a tornar a sua presença mais visível. Descubra antes quanto espaço o evento vai lhe permitir ocupar.
    • Mesas e cadeiras. Os organizadores do evento podem providenciar ou não. Se não tiver certeza, pergunte.
    • Proteção contra o clima. Se for ao ar livre, use pesos de papel e amarras para os panos e cartazes, para que o vento não leve. Você também deve se vestir de acordo com o clima.
    • Venha Preparado
      Venha Preparado
      Amarras e ferramentas. Se for montar o seu próprio stand, mesa ou cartazes, traga as ferramentas. Chave de fenda, alicate e arame podem ser bem úteis. Tesouras, fita adesiva, tachinhas e corda também são boas ideias. Se não tiver certeza do que precisa para montar a cabine, é melhor ter material sobrando que faltando.
    • A roda foi inventada por um motivo
      A roda foi inventada por um motivo
      Um carrinho. Não presuma que você será capaz de estacionar perto do stand, principalmente em eventos maiores. Um carrinho pode lhe ajudar a transportar os materiais.
    • Luzes. Se achar que vai precisar de luzes, certifique-se de que vai haver eletricidade disponível.
    • Água. Você terá que beber bastante água e pode sair caro ou ser muito inconveniente ter que arrumar água na hora do evento.
    • Chegando lá
      Chegando lá
      Um veículo grande o bastante para carregar tudo o que precisa. Se for alugar uma van ou caminhão, prepare-se antes.
  5. Peça ajuda. Se o seu stand estiver fazendo sucesso, você vai conversar com muitas pessoas durante o evento. Não tente fazer tudo sozinho. Arrumar auxiliares vai lhe ajudar a se manter apresentável e com a voz intacta. Tenha certeza de que todas as pessoas que queiram falar com você não tenham que ficar esperando. Se possível, faça os auxiliares trabalharem em turnos curtos. É muito cansativo ter que ficar em pé por muito tempo e ficar falando as mesmas coisas o tempo todo.
  6. Prepare os seus ajudantes. Informe-os sobre o que está oferecendo ao público, de quem eles devem se aproximar e porque, onde os serviços estão e em que hora chegar. Eles poderão falar em nome da sua organização como especialistas e tratar o público muito mais bem informados, mesmo que sejam voluntários.
  7. Vista-se para o evento
    Vista-se para o evento
    Vista-se de forma séria. Se quiser mostrar que é a autoridade da sua organização, fique separado do mar de visitantes e faça a sua parte no show.
    • Se a sua organização tiver um uniforme ou mesmo uma camiseta, vista-a e encoraje os seus colaboradores a fazerem o mesmo. Camisetas personalizadas são baratas de se fazer, mesmo em pequenas quantidades.
    • Vistam-se igualmente. Mesmo que usem apenas uma calça jeans e camiseta, vocês parecerão mais com uma equipe.
    • Vista-se profissionalmente. Roupas formais vão mostrar que você está transmitindo uma mensagem séria.
    • Use fantasias ou roupas temáticas. Se estiver em uma atmosfera festiva, ou se seu grupo for teatral, usar roupas de palhaços, vestido de festas ou chapéus engraçados pode atrair muita atenção.

Durante o evento

  1. Chegue com antecedência. Tenha tempo suficiente para preparar a cabine e ver o local antes do público chegar. Estar preparado no momento que as portas se abrirem vai impedir que você fique preparando caixas ou apresentações no momento em que deveria estar comunicando sua mensagem.
  2. Olhe o stand de fora. Após ter montado tudo, vá para o lado de fora e olhe como se fosse um visitante. Os cartazes estão visíveis de todas as direções de onde as pessoas vão se aproximar? Seu stand está convidativo? Você tem alguma coisa à mostra que não deveria?
  3. Para onde eles irão?
    Para onde eles irão?
    Veja a direção do movimento. Você quer ficar atrás de uma mesa, com as pessoas do outro lado, ou quer que a mesa fique no canto, para poder cumprimentar as pessoas que se aproximam?
  4. Venham, venham!
    Venham, venham!
    Fale com as pessoas. Se notar que as pessoas estão passando sem parar, aproxime-se delas, apresente-se ou apresente o seu grupo. Aperte as suas mãos. Ofereça seu panfleto, cartão ou brinde. Convide-as a participar da sua atividade. Alguns podem relutar em se aproximar. Outros podem nem sequer ter lhe notado.
  5. Transmita a sua mensagem. Não importa como você atraiu as pessoas: garanta que elas saiam sabendo porque você está ali.
  6. Pergunte sobre os interesses das pessoas. Com isso, você as envolve na conversa. Além disso, isto o ajudará a saber como transmitir a sua mensagem.
  7. Por favor, pegue um folheto
    Por favor, pegue um folheto
    Distribua seu panfleto ou folheto. Estes objetos ajudam as pessoas a lembrarem de sua organização, contato e mensagem depois que o evento tiver acabado.
  8. Troque informações de contato. Diga aos visitantes interessados como eles podem lhe contatar. Tenha certeza de que vai haver alguém para receber os contatos.
  9. Você sabe o que fazer
    Você sabe o que fazer
    Limpe a sua área. Ponha-se no lugar das pessoas que irão limpar o local após o evento. Desmonte o seu stand no fim do evento e cate todo o lixo que tiver produzido. É uma questão de boas maneiras e vai fazer com que os organizadores fiquem com uma boa impressão sua para o futuro.
  10. Anote suas experiências. Se tiver que expor novamente, anote o que deu certo e o que não deu, o que trouxe e o que faltou, o que fez e o que deveria ter feito. Escreva o que aprendeu com este evento; da próxima vez, você poderá usar estas anotações para fazer tudo correr bem. Se outra pessoa for organizar o próximo evento, você pode transmitir o seu conhecimento para ela.

Dicas

  • Mantenha os materiais que não fazem parte do evento (seu casaco, uma caixa com panfletos extras) em um local fora da vista, como embaixo da mesa.
  • Leia as regras do evento. Eventos grandes transcorrem melhor se cada um souber sua parte.
  • Coopere com os organizadores do evento, vizinhos e as pessoas de apoio.
  • Tenha atividades e brindes de acordo com o seu público alvo. Você está tentando atrair crianças, profissionais ou o público em geral? Seu panfleto foi feito para este propósito?
  • Melhore a sua apresentação. Como você vai ficar repetindo a mesma coisa várias vezes, é uma excelente oportunidade para treinar e melhorar o seu latim.
  • Tente falar de maneiras diferentes para ver qual funciona e qual não. Adapte o seu discurso ao público. À medida que descobre quem é apenas um curioso ou alguém familiar à sua organização, faça a sua apresentação de acordo.
  • Se você distribuir informações de contato, planeje antecipadamente uma estrutura para receber as ligações nas semanas seguintes. Responder prontamente às pessoas que se importaram em entrar em contato vai fazer com que se estabeleça um relacionamento de longo prazo entre elas e a sua organização.
  • Aja como se você fosse uma parte do show. Seja profissional. Use o seu melhor sorriso e seja uma parte do evento enquanto ele durar.
  • Divirta-se. Se você estiver gostando de falar com as pessoas, vai transparecer na sua apresentação e lhe tornar mais agradável.

Avisos

  • Você realmente vai ler estes folhetos?
    Você realmente vai ler estes folhetos?
    Nem todos os visitantes vão se interessar pela sua organização. Ao invés de perder o seu tempo arrastando os desinteressados para seu stand, deixe-os passar e aproxime-se do próximo visitante em potencial.
  • Atrativos podem trazer pessoas, mas também podem desviar o interesse do seu assunto.
  • Não presuma que os seus pertences estarão seguros dentro do stand. Leve tudo de valor com você quando tiver que sair. Se possível, não deixe o stand sem ninguém enquanto o público estiver presente.
fonte: http://pt.wikihow.com

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